A dokumentumok benyújtási határideje május 15-e, ezt követően napi egy százalékos büntetést számolnak fel. A támogatást igénylő gazdák az IPA-ONLINE számítógépes alkalmazás révén aktualizálhatják a mezőgazdasági adataikat (parcella, állatállomány létszáma stb.). A gazdáknak ellenőrizniük kell a polgármesteri hivatalokban, hogy a területeik szerepelnek-e a gazdasági nyilvántartásban, és engedélyezniük kell, hogy a hivatal átküldje az erre vonatozó igazolást az APIA-hoz. A dokumentumokban foglaltakért a gazda és esetenként az igazolásokat kibocsátó intézmények felelnek. Az állattenyésztőknek aktualizálniuk kell az állomány számát az országos jegyzékben, az egyesület regiszterében, és ezt közölni kell az APIA-val az állattenyésztőknek készült online nyilatkozatban, az IPA-ONLINE rendszeren keresztül. Az APIA-alkalmazottak felveszik a kapcsolatot a gazdákkal, hogy elektronikus formátumban írják alá a nyilatkozatot és a kérvényt. Az aláírás előtt a gazdának kötelezően ellenőriznie kell a dokumentációt, valamint a bevitt adatok helyességét.